Wśród różnych narzędzi dla biznesu natknęłam się na miniCRM. Portal służy do budowania bazy kontaktów, pielęgnowania ich oraz planowania działań. Postanowiłam sprawdzić jak się się z niego korzysta, czy warto poświęcić czas na jego konfigurowanie i jak można wykorzystać go do ułatwienia sobie pracy.
miniCRM
Czym jest? Systemem do zarządzania kontaktami, projektami i podręcznym narzędziem dla małych firm. Dostępne funkcje to:
- CRM, czyli baza kontaktów
- kalendarz wydarzeń
- leady, lejek sprzedażowy i projekty
- TODO – zadania
- wiki – baza wiedzy, dokumentów i materiałów
- raporty – z działalności w ramach miniCRM i sprzedaży
Do działań są również przypisane powiadomienia, które możemy otrzymywać na mail.
Rejestracja
Zajmuje dosłownie chwilę. Wypełniamy 3 pola: mail, hasło i nazwę firmy, która będzie jednocześnie linkiem do naszej strony. Na stronie głównej znajdziemy logotypy portali, które pisały o minicrm oraz jeden cytat klienta. Nie wzbudza to zbyt wielkiego zaufania, ale może to nowe narzędzie? Jak udało mi się sprawdzić – wersja testowa odpalona była w kwietniu 2011 roku. Na szczęście po przeładowaniu pojawiają się kolejne 😉
Bardzo mi się podoba, że w ustawieniach profilu mogę wybrać domyślną stronę startową – nie zawsze będzie dla mnie interesująca historia edycji.
Cennik
Możemy wypróbować system za darmo – istnieje konto darmowe, oczywiście z ograniczonymi możliwościami.
29 zł + VAT wydaje się przystępną ceną dla takiego systemu. Szczególnie, że kolejny pakiet jest tylko droższy o 10 zł, a oferuje już przechowywanie większej ilości danych. Dla kogoś, kto ma niewielką firmę może to być kwota, którą jest w stanie zaakceptować. Widać, że minicrm przemyślał albo przebadał tą kwestię. Fajnie, że w dziale płatności widzimy nasze “zużycie” dostępnych funkcji.
Kontakty
Dodawanie nowych firm i osób z nimi powiązanych jest łatwe. Wypełniamy kilka podstawowych pól i profil gotowy. Do firm możemy przypisywać osoby, do profili tagi, które ułatwią nam przeszukiwanie kontaktów. Możemy w łatwy sposób je eksportować do Excela, ale niestety – nie widzę nigdzie możliwości wgrywania ich z pliku. To oznacza ręczne wklepywanie wszystkich danych. Brakuje również możliwości importu z narzędzi – np. newslettera, naszego maila czy systemu sklepowego.
Po przejściu przez narzędzie odkryłam, że import z Excela znajduje się w ustawieniach. Kompletnie nieintuicyjne. Dodanie linku przy kontaktach byłoby wskazane.
Bardzo mi się podoba możliwość podglądu kontaktów na mapie – dostępna od konta za 59 zł. Żałuję, że nie ma możliwości konfigurowania podglądu kontaktów – w moim przypadku telefon nie ma takiego znaczenia (tak samo jak data dodania), wolałabym widzieć tagi. Dziwię się również, że w podstawowych polach nie ma pól social media – świetnie wyglądałaby możliwość dodania kont i zaciągania publicznych treści! W ten sposób byłoby łatwiej wchodzić w interakcje z daną osobą – rzut okiem i wiemy czym się dzieliła ostatnio na swoich profilach społecznościowych.
Do każdego kontaktu możemy dodawać pliki, notatki, zadania i interesy. Widzimy też edycje kontaktów oraz możemy przypisać osobę odpowiedzialną za pielęgnowanie relacji.
Zadania
Prosta lista todo. Możemy planować nasze kontakty z klientami (maile, telefony, spotkania), generowanie raportów, wykonywanie zadań – cokolwiek co zbliży nas do naszych celów biznesowych. Podgląd w kalendarzu wygodnie pokazuje obłożenie zadaniami, a podgląd listy uszczegóławia naszą pracę (w podziale na kategorie czasowe).
Zadania możemy przypisywać zarówno do naszych pracowników (osoba odpowiedzialna) jak i do firm i osób z bazy kontaktów, interesów czy powiązanych innymi zadaniami. W notatkach mamy możliwość nie tylko dopisywania ważnych informacji, ale również podrzucania np. maila dzięki mailDrop.
Mamy możliwość szybkiego duplikowania zadań. Bardzo mi się podoba możliwość przypisania terminu “kiedyś”, brakuje mi jednak możliwości tworzenia wydarzeń powtarzających się np. co miesiąc czy co roku – urodzin czy płatności ZUS.
Ważne zadania możemy ogwiazdkować. Może warto byłoby wyróżnić takie zadania podświetleniem na liście?
Interesy
Po angielsku nazwalibyśmy je leadami, ponieważ chodzi o informacje odnośnie sprzedaży.
W miniCRM możemy notować dokładnie przebieg naszych kontaktów z klientem – od rozpoczęcia przez wycenę, negocjację, realizację aż po wynik: wygraną lub przegraną. Etapy możemy edytować wedle potrzeb. Do każdego interesu mamy, jak zwykle, notatki, zadania, inne interesy, kontakty i pliki.
W ten sposób łatwo stworzyć siatkę powiązań między klientami, zadaniami i interesami. Interesy przypisujemy też do kategorii np. produktu czy usługi.
Określając etapy możemy nadać status przegranej oraz określić jej powód – będzie to wartościowy feedback do raportu.
Opisy interesów możemy wzbogacić specjalnymi kodami
Kalendarz
Umożliwia podgląd zadań, filtrowanie ich wg kategorii, a także eksport w formacie icalendar. Brakuje mi możliwość dodania daty do interesów – nie w formie zadania, ale tak, by można było przeglądać je w kalendarzu.
Wiki
Dostępne w wyższym pakiecie (aka płatnym) umożliwia gromadzenie danych firmowych – szablonów, logotypów, dokumentów, odpowiedzi na pytania itd. Na pewno może być to bardzo przydatna baza wiedzy dla pracowników.
Raporty
Również dostępne w kontach za 29 zł. Możemy zobaczyć statystyki podsumowujące naszą bazę danych, ale co ważniejsze – jest wizualny lejek sprzedażowy, obrazujący ile interesów przegrywamy na różnych etapach, ile dociera do kolejnych poziomów, jakie zadania najczęściej się pojawiają (może to być wskazówka przy zatrudnianiu kolejnych osób). Możemy także oszacować wartość naszych działań.
Nie tylko narzędzie
- Support działa naprawdę dobrze. W sobotę o 1:30 otrzymałam odpowiedź na moje zgłoszenie.
- System ma listę bezpieczeństwa pokazującą próby logowania – możemy więc spać spokojnie, że nasze tajne dane nie są łatwo dostępne dla niepowołanych rąk
- W razie problemu z internetem – dostajemy powiadomienie, że edycje dzieją się offline – zostaną dodane do chmury, kiedy tylko będziemy znowu w sieci
- Strona jest dostosowana dla komórek i tabletów, jest też wtyczka do Chroma
- Przyjazna wyszukiwarka
Werdykt
MiniCRM jest zdecydowanie narzędziem godnym rozpatrzenia – proste, intuicyjne, o miłym designie i przystępnej cenie stanowi realnego kandydata do bycia CRM mikro i małej firmy. Po historii edycji i zmian widzę, że narzędzie jest rozwijane z uwzględnieniem sugestii użytkowników, co bardzo sobie cenię.
Początkowe wrażenie wręcz prostactwa miniCRM zwalczył swoimi funkcjami, które obejmują praktycznie wszystkie potrzebne aspekty dla niewielkiego przedsiębiorstwa – wiem, co mówię, bo sama takim jestem. Gdyby nie to, że mi się kompletnie nie chce uzupełniać takich rzeczy, myślę, że byłabym użytkowniczką takiego rozwiązania.
Testowaliście już miniCRM? Jakie są wasze wrażenia? Podzielcie się!
